У электронной переписки есть свои правила этикета. Первое, это всегда указывать тему. Она должна быть сформулирована очень коротко. Если в процессе переписки вы с вопроса об отпуске перешли на обсуждение зарплаты, тему меняем.
Обращение к адресату этикет допускает только по имени. Никаких безличных обращений вроде "уважаемый" в письме быть не должно. Если получателей больше двух, допустимо написать "коллеги". Если отправляете письмо в рабочее время, формулировка приветствия "добрый день" будет безошибочной. Фраза "доброго времени суток" считается давно устаревшей.
Если мы хотим оставаться в рамках вежливости, ответить на полученное письмо нужно не позднее следующего дня. А вообще, чем раньше это сделать, тем будет лучше.
Держать отправителя в неизвестности по меньшей мере невежливо. Если вы не получили ответ, а время терпит, можно выдержать 7 дней и отправить повторное письмо. Если дело срочное, можно позвонить, но не с требованием ответа, а чтобы поинтересоваться, не попало ли ваше письмо в папку "спам". Очень мудро поступают те, кто настроил почту так, что после получения письма от них уходит автоматический ответ: "Ваше письмо получено. Мы ответим вам в ближайшие три дня".
Перед отправкой перечитайте весь текст – грамматические ошибки наверняка испортят вашу репутацию.
Писать можно в любое время, ведь это электронная, но всё-таки почта. Не стоит её приравнивать к мобильному телефону, сигнал которого может побеспокоить человека.
Деловое электронное письмо должно быть написано коротко и по существу. Смайлики допустимы только в том случае, если этот тон задал в переписке вышестоящий по рангу. Но даже тогда с ними важно не переборщить. Отсутствие рожиц и скобочек ошибкой точно не будет.
Чтобы случайно не отправить электронное письмо, которое вы не успели закончить, графу "адресат" нужно заполнять в самую последнюю очередь.
